آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟
آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟
اغلب می شنوید که مردم می گویند که اگر می خواهید به موفقیت برسید باید مدیریت زمان و برنامه ریزی داشته باشید. مشکل اینجاست که مدیریت زمان برای اغلب افراد بسیار کار پیچیده ای است. در واقع نوشتن برنامۀ زندگی و کسب و کار با هیجان و انگیزۀ بسیاری آغاز می شود اما انجام آن با مشقت صورت می گیرد. لذا حتماً موافقید که اگر برنامه های کوتاه مدت که برای زندگی کردن به همراه انجام کاراست را روی کاغذ بیاوریم نمی توانیم تمامی آن را انجام دهیم. پس وقت خود را برای مدیریت زمانی که روی کاغذ باقی خواهد ماند و به عمل نخواهد رسید بیهوده هدر ندهیم.
از کدام برنامه ریزی استفاده کنم؟ چگونه رکورد کارهای انجام شده را حفظ کنم؟ این می تونه کمی دشوار باشد. یک نوع مدیریت زمان است که اگر به شما بگم حتماً مجذوب آن می شوید در اوایل سال 1900 ، ایوی لی (Ivey Lee) به عنوان یک کارشناس مدیریت که چارلز شواب (یک صنعتگر مهم و برجسته در آن زمان) را می شناخت ایدۀ خوبی را برای مدیریت کردن زمانش ارائه کرد. این نوع مدیریت اینگونه است:
1. هر شب قبل از اینکه به خواب بروید ، شش چیز مهمی را که روز آینده باید انجام دهید را دسته بندی کنید.
2. مطمئن باشید که آنها را به ترتیب اولویت و از مهمترین آنها دسته بندی کنید.
3. روز بعد شش کار دسته بندی شده را به ترتیب انجام دهید. دقت کنید تا کاری را تمام نکردید سراغ کار بعدی نروید. شواب(Schwab) این ایده را برای شش ماه تمرین کرد. نتایج خارج از حد تصور بودند. به قدری که بیست و پنج هزار دلار به لی پرداخت کرد(پولی که امروزه معادل پانصد هزار دلار است) .
ماری کی اش(Mary Key Ash) نیز از این راهکار ساده استفاده کرد و تولید خود را با موفقیت فوق العاده ای به نتیجه رساند. چرا اینگونه زمان خود را مدیریت نکنید؟ آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟ شما باید از خود چهار سوال ساده بپرسید: شما با کارهایی که اصلا نباید انجام شود، چه بوسیله شما چه بوسیله هر فرد دیگر، چه میکنید؟ شما با کارهایی که دیگران مانند شما و یا بهتر از شما میتوانند انجام دهند چه میکنید؟ شما با کارهایی که وقت دیگران را هدر میدهند چه میکنید؟ شما با کارهایی که وقت خود را هدر میدهند چه میکنید؟ اگر شما جوابی برای این سوالات ندارید، یا بسیار کامل هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید، یا اینکه با خودتان صادق نیستید. در اینجا به هدر دهنده های وقت و دزدان زمان اشاره میشود. شما بدون فکر کردن زیاد میتوانند مواردی را هم خود اضافه کنید.
اتلاف کننده های زمان : راههایی که شما نمیتوانید بهترین بهره را از زمان ببرید. تلاش بیش از حد در یک کار تعلل کردن و پشت گوش انداختن وقفه ایجاد کردن در میان یک کار گوش ندادن ناتوان بودن در گفتن "نه" ناتوان بودن در نتظیم اولویتها همه را در یک کار سهیم کردن زیاد از حد به جزئیات توجه کردن کم توجهی به مطالب اصلی بی برنامگی کم توجهی به کل کار و اهداف آن انجام دادن یک کار جزء جزء شده کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود
دزدان زمان: راهایی که وقت شما توسط دیگران یا دیگر مسایل حاشیه ای هدر میرود. اطلاعات (فقدان، ناکافی، نا واضح) مطالب خواندنی بسیار زیاد جلسات (خیلی زیاد، خیلی طولانی) تلفن (ناتوانی در برقراری ارتباط موقع نیاز (مشترک مورد نظر در دسترس نمیباشد!)، مزاحمهایی که میان تلفن شما وارد میشوند، زیاد صحیت کردن با تلفن) کمبود نیروی حمایتی سیستمهای فایل بندی و طبقه بندی (ضعیف، پیچیده) نقصهای فنی (ماشین، کامپیوتر، آسانسور) افراد دیگر (تنبل، غایب، متاخر) راههای
مدیریت زمان: یک گزارش روزانه از کارهای خود داشته باشید و آن را بررسی کنید و آنالیز کنید تا ببینید وقت شما کجا میرود. میتوانید این گزارش را روی کاغذ داشته باشید (سررسید، Filofex ) و یا از نرم افزارها ( MS-Outlook, Lotus notes ) و یا سخت افزارهای مربوطه ( I mate, Palm ) استفاده نمایید. درمرحله بعد باید تصمیم بگیرید چگونه از وقت خود استفاده نمایید.
کارهای فوری در برابر کارهای مهم کار فوری = در وقت مشخصی (معمولا خیلی زود) باید انجام شود. کار مهم= کار مشخصی (شاید در وقت طولانی) باید توسط شخص یا بخشی انجام شود. که هر چه کار مهمتر باشد وقت آن طولانی تر و توجه به آن بیشتر میشود.
