آشنايي با برنامه ريزي کاربردي

شايد يکي از مسائلي که نيازجوامع را به مديريت آشکار تر ساخت طرح برنامه ها وهدف هايي بود که به واسطه نياز ها بووجود مي آمد بود وبراي اينکه اين اهداف عملي گردد ناگزير از طرح برنامه اي هر چند بسيار مختصر بود .هنگامي که نياز ها افزايش يافت وهدف ها شکل پيچيده تري به خود گرفت موفقيت نصيب کساني گشت که برنامه ريزي را به صورت جدي دنبال مي کردند و امروزه کمتر کسي را مي توان يافت که با برنامه ريزي بيگانه باشدبراي طرح برنامه ريزي درست و کاربردي در يک سازمان و يا يک پروژه بهتر است باطرح دو نوع برنامه ريزي: کلي وجزي پيش رويم.

از آن جا که عقلا وفلاسفه بر اشتباه پذير بودن انسان که بر گرفته از نقص بشروعدم اطلاع از آينده اتفاق نظر دارند لذا بديهي است که در هر برنامه ريزي خطاهاي صورت پذيرد که وظيفه برنامه ريز کاهش اين خطا هاست نه از بين بردن آن .

اولين قدم در برنامه ريزي شناخت هدف است وپس از شناخت آن بايستي براي رسيدن به آن ابتدا به طرح يک برنامه کلي با چشمنداز وسيع نسبت به آن هدف به تعريف آن بپردازيم سپس با طرح يک برنامه جزئي برنامه کلي را عملي سازيم به عنوان مثال براي ريل گذاري خط راه آهن پس از براورد زمان لازم به برنامه ريزي کلي مي پردازيم که مثلا ظرف مدت يک ماه پروژه را تکميل مي کنيم با کدام شرکت تامين مصالح قرار داد مي بنديم،چه افرادي را استخدام کنيم، به علت بازدهي بهتر چه ساعت هاي به کار بپردازيم ؛چه موارد ایمنی را به کار بریم.

اما در مورد برنامه ریزی جزئی ما زمان مورد نظر در برنامه کلی را به چند بازه کوچکتر تقسیم می کنیم ؛ در مثال بالا یک ماه را به چهار هفته ویا به نسبت دقت در برنامه ریزی آن را به اجزائ کوچکتر مثلا به سی روز تقسیم می کنیم و برای هر روز جداگانه برنامه ریزی می کنیم    

مثلا در روز چهارم به علت بر گذاری انتخابات پارلمان سه ساعت از روز جهت امور مربوط به رائ گیری گرفته می شود روز ششم به علت مناسبت مِلی تعطیل است روز بیست وچهارم بازدید یکی از مقامات کشوری از روند عملیات انجام می پذیرد....

حال با دانستن این مطالب به رفع مشکل  کمبود وقت می پردازیم مثلا روز دوم وسوم دو ساعت به ساعات کار می افزاییم ،یا در روز هجدهم به تعداد  کارگران می افزاییم ...

همچنین باید برای مسائل غیر مترقبه برنامه ریزی کرد وبرای آن چاره جویی کرد تا صدمه ای به پیکره برنامه ریزی وارد نگردد ،در مثال بالا باید در نظر داشت که مثلا احتمال ریزش باران برای شش روز وجود دارد پس باید از لوازم پوشش مناسب استفاده کرد .

 

پس در برنامه ریزی با دو نوع از حوادث روبرو هستیم:

1- حوادثی که از وقوع آنها خبر داریم2- حوادثی که از وقوع آن خبری نداریم یا حوادث غیرمترقبه

بهترین شیوه مدیریتی دراجرای برنامه ریزی جبران کاستی ها ونواقص قبل از وقوع آن هاست

به این نکته بایستی واقف بود که جبران اشتباهات وانجام ندادن به موقع برنامه ریزی جزی با برنامه های کلی امکان پذیر است ودر یک  کلام برنامه ریزی کلی و جزئی مکمل یکدیگرند.

نکته حائظ اهمیت این است که مدیران نباید در برنامه ریزی به صورت زیاد وافراطی به جزئیات بپردازند زیرا به هم خوردن و فرو پاشیدن برنامه ریزی بسیار جزئی مستلزم وقوع حادثه خاصی نمی باشد و اعمال روزمره نیز قادربه برهم زدن این گونه برنامه ریزی می شود

 پس در برنامه ریزی جزی نباید به طور افراطی به جزئیات پرداخت چون احتمال وقوع شکست را بیشتر می کند شکست های پی در پی ما را از ادامه عمل به برنامه ریزی بازمی دارد

 

چند نکته مهم در زمینه برنامه ریزی:

1- در هر برنامه ریزی خطا هایی وجود دارد نباید نامید شد باید به رفع آنها بپردازیم

2- از مهمترین نکات برنامه ریزی وجود انعطاف پذیری معقول است باید از فرصت ها استفاده کرد

3-در برنامه ریزی باید به مسائل دیدی واقع بینانه داشت و در همه حال باید از انجام اعمال احساسی خود داری کرد وبرنامه ریزی بایستی معقول وانجام پذیر باشد

4-در برخورد با حوادث غیر قابل پیش بینی بایستی با توجه به مقتضیات بهترین شیوه را برگزید

5- در هر برنامه ریزی بایستی از فرد گرایی خودداری کنیم

6- از پرداختن زیاد به جزئیات وبه وجود آمدن زمینه  شکست های پی درپی  بایستی خودداری کنیم

7- با تعصب بی مورد  نسبت به برنامه نباید مانع ازتفویض اختیارات لازم شد

8- در برنامه ریزی بایستی تمام نیاز ها لحاظ شود